Jak zapanować nad kilkoma projektami?

Prowadzenie własnego biznesu jest związane z koniecznością realizacji wielu zadań jednocześnie. Bycie na swoim nie oznacza wcale, że pracujemy tylko nad projektami, które dają nam satysfakcję, ale często jesteśmy zmuszeni zajmować się innymi, z pozoru mało istotnymi zadaniami, w związku z czym konieczna jest odpowiednia organizacja czasu pracy.

Każdy freelancer doskonale zdaje sobie sprawę, że gdy projekty są małe, to ich realizacja nie zajmuje zbyt wiele czasu. Natomiast często trafiają się zlecenia od klientów, które wymagają kilkudniowej, a niekiedy nawet kilkumiesięcznej systematycznej pracy. Jak zatem zapanować nad realizacją kilku projektów jednocześnie, aby nie zawieść zaufania klienta i w terminie wywiązać się z umowy? Oto kilka praktycznych wskazówek, które działają u mnie i są dość uniwersalne, dlatego sądzę, że każdy znajdzie tutaj coś dla siebie.

1 Wyznaczanie konkretnych terminów.

Pracując nad kolejnymi zleceniami często łapałam się na tym, że gdy umawiałam się z klientem na konkretny dzień, w którym oddam gotowe zlecenie, odwlekałam pracę nad projektem tak długo jak tylko się dało. W efekcie do pracy siadałam na ostatnią chwilę i często się stresowałam, że nie zdążę na czas.

Od dłuższego jednak czasu planując pracę nad kolejnymi projektami ustalam swoje wewnętrzne terminy, których sztywno się trzymam. Nie każdy będzie zadowolony z takiego rozwiązania, ale u mnie to się sprawdza doskonale. W ten sposób na dzień lub dwa przed spotkaniem z klientem jestem przygotowana i mam pewność, że zadanie jest dobrze wykonane. Dodatkowo mam zapas czasu na ewentualne poprawki.

2 Dobry plan to podstawa.

Bez konkretnego planu realizacja kilku projektów byłaby niemożliwa. Plan dnia, tygodnia pozwala zapanować nad zleceniami i uniknąć totalnego chaosu. Każdego wieczoru planuję kolejny dzień pracy i oszacowuję czas potrzebny na wykonanie poszczególnych zadań. Dodatkowo układam tygodniowy plan, dzięki czemu panuję nad dużymi projektami. O zaletach planowania możesz poczytać we wpisie: „ Jak 10 minut może zmienić Twoje życie?” i tutaj: Czy zorganizowane życie musi być nudne? Niekoniecznie! Zobacz jakie zalety ma planowanie i gdzie w tym wszystkim jest miejsce na spontaniczność.

3 Zaczynaj od najważniejszych zadań.

Planując dzień pracy zwracam uwagę, aby w pierwszej kolejności wykonywać czynności związanie z realizacją największych i najtrudniejszych zleceń. Pierwsze godziny pracy są u mnie najefektywniejsze, a później koncentracja spada, dlatego wybrałam taki system. Zobacz też: Jak wyznaczać cele metodą SMART.

4 Siekaj projekty na kawałki.

Realizacja dużego zlecenia często jest związana z koniecznością pracy przez wiele miesięcy. I tak na przykład takim dużym projektem jest u mnie prowadzenie bloga oraz pisanie książki. Prowadzenie bloga jest czasochłonne i wymaga dużo cierpliwości, aby zyskać czytelników oraz zdobyć ich zaufanie. Dlatego opracowuję plan pisania kolejnych postów, daty ich publikacji. Podobnie z książką, dzielę ją na kolejne rozdziały, poszczególne akapity. Planuję, że muszę napisać minimum 5 stron po czym często się okazuje, że napisałam 10 czy nawet 15 stron kolejnego rozdziału. Myśl o napisaniu całej książki mnie przerażała, jednak posiekanie jej na mniejsze elementy pozwoliło uwierzyć, że uda mi  się zrealizować cel.

5 Wyznacz bloki czasowe.

Kiedy rozpoczynam pracę dzielę ją na bloki czasowe. Pracuję godzinę, robię 15 minut przerwy, kolejną godzinę pracuję potem robię znów 15 minut przerwy. Po kolejnej godzinie pracy robię pół godziny przerwy itd. Każdy sam może ustalić własne bloki czasowe, które doskonale się sprawdzają. Kiedy pracuję nie zajmuję się już niczym innym. Nie sprawdzam poczty, nie zaglądam na facebooka, nie odpisuję na smsy.  Jestem w stu procentach skupiona na danym zadaniu, dzięki czemu maksymalnie wykorzystuję czas poświęcony na pracę.

Sądzę, że kilka tych sposobów pozwoli Ci efektywniej i lepiej zarządzać swoimi projektami, aby szybciej realizować zlecenia i mieć kontrolę nad swoją pracą. Jeżeli macie jakieś własne sposoby na efektywne realizowanie większej ilości projektów to podzielcie się nimi w komentarzu.

Zobacz również:

Oczyszczanie przestrzeni – uporządkowane życie. Jak pozbyć się nadmiaru rzeczy krok po kroku?

Wstawaj, szkoda dnia! 8 sposobów jak stać się rannym ptaszkiem.

Jak rozkręcić własny biznes pracując na etacie?